Cómo funciona su empresa hoy, escrito tal como es
El modelo AS-IS es la fotografía de la operación real: no la que describe el manual, ni la que se supone que ocurre, sino la que hace la gente todos los días.
La diferencia entre el proceso oficial y el proceso real
Casi todas las empresas tienen dos procesos: el que está documentado y el que de verdad se ejecuta. Entre uno y otro hay atajos, controles informales, hojas de cálculo personales y acuerdos que nunca se escribieron.
Ese segundo proceso —el real— es el que hay que entender. Es donde están los problemas, y también donde está el conocimiento que hace que la operación funcione a pesar de todo.
El AS-IS lo documenta sin juzgarlo. Analizarlo viene después.
Lo que suele aparecer
- Pasos que nadie sabía que existían
- Controles que se dejaron de hacer
- Archivos personales que sostienen el proceso
- Aprobaciones verbales sin registro
- Áreas que hacen el mismo trabajo dos veces
Se construye hablando con quien hace el trabajo
No se levanta un proceso leyendo documentos ni preguntando solo a las jefaturas. Se levanta con quien lo ejecuta.
Entrevistas
Con responsables y ejecutores de cada actividad, por separado cuando hace falta.
Observación en el sitio
Ver el trabajo mientras ocurre revela lo que nadie menciona en una reunión.
Revisión de documentos
Formatos, registros, correos y archivos que circulan en el proceso.
Validación
Lo documentado se devuelve a los responsables para confirmar que es correcto.
Qué recibe al final del levantamiento
Diagramas de proceso
El flujo completo representado gráficamente, con sus decisiones y ramificaciones.
Fichas por proceso
Actividades, responsables, entradas, salidas, documentos, sistemas y controles.
Inventario de problemas
Lo que falla hoy, dicho por quienes lo viven, ordenado y sin adornos.
Mapa de interacciones
Dónde pasa el trabajo de un área a otra, que es donde más se pierde tiempo.
Sistemas involucrados
Qué herramienta se usa en cada paso, incluidas las hojas de cálculo informales.
Controles existentes
Qué se valida hoy, en qué punto, con qué criterio y quién responde.
El AS-IS no es el objetivo. Es el punto de partida.
Documentar por documentar no aporta valor. El AS-IS existe para poder analizarlo, encontrar las oportunidades y diseñar el proceso mejorado.
Por eso nunca lo entregamos como un fin en sí mismo.
- AS-ISAquí está
- AnálisisOportunidades
- TO-BERediseño
¿Su empresa tiene documentado cómo trabaja realmente?
Si la documentación existe pero nadie la usa, o si cada quien hace las cosas a su manera, ahí hay trabajo por hacer.