A veces la mejor mejora no es automatizar un paso, sino eliminarlo
Optimizar es quitar lo que sobra antes de invertir en tecnología. Es la etapa que más resultado da por lo poco que cuesta.
Doce cosas que aparecen al analizar un proceso
Con el AS-IS documentado, el análisis busca sistemáticamente estos puntos.
Reprocesos
Trabajo que se rehace porque llegó mal o incompleto.
Actividades duplicadas
Dos áreas haciendo lo mismo sin saberlo.
Tiempos innecesarios
Esperas que nadie cuestiona porque "siempre fue así".
Procesos manuales
Tareas repetitivas que consumen jornadas completas.
Doble digitación
El mismo dato escrito en dos o tres sistemas.
Falta de controles
Puntos donde un error pasa sin que nadie lo note.
Controles innecesarios
Revisiones que se heredaron y ya no aportan nada.
Problemas de integración
Sistemas que no se hablan y obligan a una persona a traducir.
Riesgos operativos
Puntos donde un error causa un daño serio.
Dependencia de Excel
Archivos que sostienen el proceso y nadie respalda.
Actividades automatizables
Lo que una máquina puede hacer mejor que una persona.
Procesos estandarizables
Actividades que cada quien hace distinto sin razón.
Cuatro preguntas, siempre en este orden
Ante cualquier actividad de un proceso, nos preguntamos:
- ¿Se puede eliminar? Si no aporta, fuera. Es la mejora más barata que existe.
- ¿Se puede simplificar? Menos pasos, menos excepciones.
- ¿Se puede estandarizar? Que se haga siempre igual, la haga quien la haga.
- ¿Se puede automatizar? Solo al final, y solo lo que sobrevivió a las tres anteriores.
Saltarse este orden es lo que produce sistemas caros que automatizan trabajo que no debía existir.
- 1. Eliminar¿Hace falta?
- 2. Simplificar¿Puede ser más corto?
- 3. Estandarizar¿Siempre igual?
- 4. AutomatizarAhora sí, tecnología
Que el proceso no dependa de quién esté ese día
Una de las fragilidades más comunes es que el proceso funcione porque cierta persona sabe cómo hacerlo. Cuando esa persona se enferma, renuncia o sale de vacaciones, la operación se resiente.
Estandarizar es convertir ese conocimiento en algo que la empresa posee: procedimientos claros, criterios definidos y registros que no viven en la cabeza de nadie.
Lo que se gana
- Formar a alguien nuevo toma días, no meses.
- La calidad deja de variar según quién ejecute.
- Se puede delegar sin perder control.
- Las ausencias dejan de ser una crisis.
- El proceso queda listo para automatizarse.
Un proceso optimizado tiene que poder medirse
Si después de mejorar un proceso no se puede saber si va mejor, la mejora es una opinión.
Por eso el rediseño define desde el inicio qué indicadores se van a seguir y de dónde va a salir cada dato, para que medir no se convierta después en otra tarea manual.
- ProcesoRediseñado
- RegistroAutomático
- IndicadorConfiable
- DecisiónCon base
¿Cuántas actividades de su operación no resistirían las cuatro preguntas?
Normalmente más de las que uno cree. Ahí es donde está la mejora más rápida y más barata.