Decidir cómo se va a trabajar, mientras cambiarlo todavía es barato
El TO-BE es el diseño de la operación futura. Es la etapa donde se toman las decisiones que después el software se limitará a ejecutar.
Cambiar un proceso en un diagrama cuesta una reunión. Cambiarlo cuando ya está programado cuesta un proyecto.
Qué buscamos en el proceso nuevo
Diez criterios que guían cada decisión de diseño. No todos aplican en todos los procesos, pero todos se revisan.
Simplificar la operación
Menos pasos, menos excepciones y menos casos especiales que nadie recuerda.
Eliminar reprocesos
Que el trabajo salga bien la primera vez en lugar de corregirse después.
Integrar áreas
Que el paso de un departamento a otro deje de ser un punto de pérdida.
Digitalizar la información
Que el dato exista una sola vez y se pueda consultar sin pedirlo por correo.
Crear trazabilidad
Poder reconstruir qué pasó, cuándo y quién intervino, sin depender de la memoria.
Mejorar controles
Menos controles, pero en los puntos que de verdad importan.
Reducir tiempos
Atacar las esperas, que suelen pesar más que el tiempo de trabajo efectivo.
Definir responsabilidades
Que cada actividad tenga un responsable claro, no un área genérica.
Facilitar la automatización
Diseñar el proceso de modo que automatizarlo después sea simple y barato.
De cómo opera hoy a cómo puede operar
Proceso actual (AS-IS)
- Pasos acumulados con los años
- Información en varios lugares
- Controles informales
- Responsabilidades difusas
- Depende de personas concretas
- No se puede medir
Proceso rediseñado (TO-BE)
- Solo los pasos que aportan
- Una sola fuente de información
- Controles definidos y ubicados
- Un responsable por actividad
- Funciona con cualquier persona formada
- Tiene indicadores
El proceso ideal no sirve si su empresa no lo puede ejecutar
Es fácil diseñar un proceso perfecto sobre el papel. Lo difícil es diseñar uno que su equipo realmente vaya a seguir, con la gente, los sistemas y la cultura que hay hoy.
Por eso el TO-BE se diseña con los responsables del proceso, no para ellos. Un diseño que nadie validó es un diseño que nadie va a cumplir.
Qué queda definido
- El flujo nuevo, diagramado
- Quién hace cada actividad
- Qué información se registra y dónde
- Qué controles quedan y en qué punto
- Qué se automatiza y qué no
- Qué indicadores permitirán saber si funciona
- Los requerimientos que deberá cumplir el sistema
¿Va a implementar un sistema sin haber rediseñado el proceso?
Es la forma más común de terminar con una herramienta cara que reproduce el desorden anterior.