Antes de automatizar su empresa, entendamos cómo funciona
Un proyecto tecnológico exitoso no empieza escogiendo software. Empieza entendiendo cómo se trabaja hoy, con quién, con qué información y con qué problemas.
No se puede mejorar lo que no se entiende
Es habitual que una empresa decida comprar un sistema para resolver un problema que, visto de cerca, no era un problema de sistema. También es habitual que se implemente una herramienta correcta sobre un proceso que nadie había ordenado antes, y que el resultado decepcione.
El levantamiento evita las dos cosas. Deja por escrito cómo opera realmente la empresa —no cómo dice el manual que opera— y desde ahí se decide qué conviene hacer.
Es la base de todo lo demás: del análisis, del rediseño, de los requerimientos y de cualquier decisión tecnológica posterior.
Digitalizar un proceso ineficiente no necesariamente lo convierte en un buen proceso.
Las preguntas que hay que responder antes de hablar de tecnología
El levantamiento se hace con entrevistas, reuniones, observación en el sitio y trabajo con los responsables de cada proceso.
- Qué hace cada área.
- Quién realiza cada actividad.
- Qué información necesita para hacerlo.
- Qué documentos utiliza.
- Qué aprobaciones existen y quién las da.
- Qué problemas aparecen y con qué frecuencia.
- Qué actividades se repiten sin necesidad.
- Qué información se vuelve a digitar en otro lado.
- Qué tareas podrían eliminarse.
- Qué actividades podrían automatizarse.
El resultado es una representación real de cómo opera la empresa
Para cada proceso levantado queda registrado, como mínimo:
Actividades
Qué se hace, en qué orden y bajo qué condiciones.
Responsables
Quién ejecuta, quién revisa y quién aprueba.
Entradas y salidas
Qué se necesita para empezar y qué se entrega al terminar.
Documentos
Formatos, registros y soportes que intervienen.
Sistemas utilizados
Qué herramienta se usa en cada paso, incluidas las hojas de cálculo.
Controles y aprobaciones
Qué se valida, en qué punto y con qué criterio.
Interacciones entre áreas
Dónde pasa el trabajo de un departamento a otro.
Problemas existentes
Lo que la gente que hace el trabajo ya sabe que falla.
Del levantamiento al proceso rediseñado
El levantamiento produce el modelo AS-IS. A partir de ahí se identifican oportunidades y se diseña el modelo TO-BE.
- EntendimientoDel negocio
- AS-ISCómo opera hoy
- AnálisisOportunidades
- TO-BECómo debería operar
- RequerimientosQué debe hacer el sistema
Qué recibe su empresa
El alcance se ajusta al tamaño de la organización y a la cantidad de procesos, pero el servicio de levantamiento y optimización puede incluir:
- Levantamiento de procesos
- Diagramación de procesos
- Documentación AS-IS
- Identificación de problemas
- Identificación de oportunidades
- Diseño TO-BE
- Estandarización
- Rediseño de procesos
- Definición de controles
- Definición de requerimientos tecnológicos
- Preparación para la transformación digital
¿Sabe con certeza cómo funciona hoy cada proceso de su empresa?
Si la respuesta depende de a quién se le pregunte, ahí hay trabajo por hacer. Empecemos por entenderlo.